Søgning og filtre

Dette kapitel handler om at finde frem til præcis de fakturaer, fakturalinjer eller konteringslinjer, du vil arbejde med. Søgefeltet, filterpanelet og de aktive filtre virker ens overalt i Insights, så det du lærer her, kan du bruge både i listevisningerne, i Visualisering og på dashboards.

Søgelinjen — de tre dele

Øverst i enhver visning finder du de samme tre elementer:

1. Feltvælgeren — den lille rullemenu til venstre i søgefeltet, der bestemmer, hvilket felt din fritekst skal søges i. Standardvalget hedder Søg alle felter.
2. Søgefeltet, hvor du skriver din fritekst.
3. Knappen der åbner Filtre-panelet.

Under dem ligger rækken af aktive filtre med overskriften AKTIVE FILTRE.

Bemærk

Søgning og filtrering arbejder sammen. Resultatet er altid de poster, der matcher fritekstsøgningen og samtlige aktive filtre.

Fritekstsøgning

Sådan søger du

1. Klik i søgefeltet.
2. Skriv det, du leder efter — fx et leverandørnavn, et varenummer eller en del af en varebeskrivelse.
3. Tryk Enter.

Listen opdateres, og de aktive filtre bliver stående. Ryd søgeteksten igen med ×-ikonet i søgefeltet.

Søg kun i ét felt

Feltvælgeren til venstre for søgefeltet begrænser søgningen til ét bestemt felt. Vælger du fx Leverandør, søges der kun i leverandørnavnet, og en tekst der tilfældigvis også står i varebeskrivelsen, giver ikke længere træf. Vælg Søg alle felter igen for at søge bredt.

Seneste søgninger

Så snart du klikker i søgefeltet, folder en liste med dine seneste søgninger sig ud. Klik på en af dem for at genbruge søgeteksten. Nederst i listen ligger en knap, der rydder historikken, og den vises kun, når der er noget at rydde.

Lav et filter ud af søgeteksten

I stedet for at søge kan du gøre teksten til et blivende filter. Det er nyttigt, når du vil kombinere flere tekstkrav — eller når du vil gemme søgningen bagefter:

1. Skriv teksten i søgefeltet.
2. Vælg eventuelt et bestemt felt i feltvælgeren.
3. Klik på plus-knappen ved siden af søgefeltet, som opretter et filter af teksten.

Teksten forsvinder fra søgefeltet og dukker i stedet op som en chip i rækken af aktive filtre, hvor den kan fjernes igen som ethvert andet filter. Gentag for at lægge endnu et tekstkrav oveni.

Hvorfor gav en række træf?

Når du har søgt på fritekst, får rækkerne i listen et lille info-ikon. Klik på det for at se Detaljer om søgetræf: hvor mange felter teksten blev fundet i (Fundet i 3 af 12 felter), hvilke felter det var, og et tekstuddrag med det matchende ord fremhævet. Øverst til højre står en vurdering af træffets kvalitet — Godt match, Delvist match eller Svagt match — som fortæller, hvor stor en del af de gennemsøgte felter der gav træf.

Filterpanelet

Klik på filterknappen for at åbne panelet Filtre i venstre side. Panelet lukkes igen med ×-knappen i panelets øverste hjørne.

Panelet har to faner:

Fane	Indhold
Generelt	Alle de felter, du kan filtrere på
Brugerdefineret	Dine gemte filtre

Find det rigtige filter

Der er mange felter at filtrere på. Øverst i panelet er der derfor et søgefelt med pladsholderen Søg i filtre…. Skriv fx leverand, og listen indsnævres til de filtre, hvis navn indeholder teksten. Feltet søger i filternavnene — ikke i filtrenes værdier.

Sådan er panelet bygget op

• Øverst ligger ja/nej-filtrene som en samlet blok af afkrydsningsfelter.
• Derunder ligger alle øvrige filtre som sammenklappelige afsnit. Klik på et navn for at folde det ud.
• Filtre, du allerede bruger, er foldet ud, når du åbner panelet.
• Mens tallene bag filtrene opdateres, vises en smal bjælke øverst i panelet.

Er der ingen filtre at vise — fx fordi din nuværende filterkombination ikke giver nogen poster, eller fordi søgningen efter et filternavn ikke rammer noget — skriver panelet det i stedet for at stå tomt.

De fire filtertyper

Valg fra liste

Den mest almindelige type. Filteret viser feltets værdier med et afkrydsningsfelt og et tal til højre, der fortæller, hvor mange poster hver værdi dækker — beregnet oven på de øvrige filtre, du allerede har sat.

• Sæt flueben ved en eller flere værdier. Vælger du flere værdier i samme filter, tæller de som "enten-eller".
• Som udgangspunkt vises 5 værdier, sorteret med de hyppigste øverst. Klik på Vis mere for at hente flere, og Vis mindre for at klappe sammen igen.
• Med knapperne Navn og Antal skifter du mellem at sortere værdierne alfabetisk og efter antal poster. Klik på den aktive sortering igen for at vende rækkefølgen.
• Når listen er foldet ud, kommer der et lille søgefelt frem inde i filteret. Skriv fx en del af et leverandørnavn for at finde en værdi, der ikke er blandt de øverste. Søgningen går hele vejen til serveren, så du også finder værdier, der ikke var hentet endnu.
• Værdier, du har valgt, står altid øverst og bliver aldrig skjult — heller ikke når du søger eller klapper filteret sammen.
• Poster, hvor feltet er tomt, samles under værdien Ikke angivet. Vil du kun se poster, der har en værdi, så vælg Ikke angivet og udelad den (se nedenfor).

Du kan også vende et valg om, så værdien fravælges i stedet for at vælges. Når du har sat flueben ved en værdi, dukker et lille forbudsikon op ved siden af afkrydsningsfeltet. Klikker du på det, vendes betydningen om: værdien bliver udeladt i stedet for valgt, og både felt og tekst skifter til rødt. Det er vejen til spørgsmål som "alle leverandører undtagen de tre største".

Ja/nej

Nogle felter er rene ja/nej-felter — fx om en linje er omfattet af e-handelsloven. De vises som en enkelt linje med et afkrydsningsfelt. Sæt flueben for at få de poster, hvor svaret er ja. Klik derefter på forbudsikonet ved siden af for i stedet at få dem, hvor svaret er nej. Chippen skifter tilsvarende mellem Ja og Nej.

Tal- og beløbsinterval

Talfelter — beløb, antal, priser — filtreres med to felter, Min og Maks. Du kan nøjes med at udfylde det ene:

• Kun Min: alt fra og med det tal og opefter.
• Kun Maks: alt til og med det tal.
• Begge: alt derimellem, begge grænser inklusive.

Ryd begge felter for at fjerne filteret igen. Felterne kan ikke krydse hinanden — Min kan ikke sættes højere end Maks.

Beløbsfiltre måler på det omregnede beløb i din foretrukne valuta — ikke på det beløb, fakturaen er udstedt i. En faktura i en anden valuta vurderes altså ud fra, hvad den svarer til i din valuta, og den anvendte kurs er dermed med til at afgøre, hvad et interval fanger. Skifter du foretrukken valuta, rammer det samme interval derfor ikke nødvendigvis de samme rækker.

Dato og periode

Datofelter — fakturadato, forfaldsdato og lignende — afgrænses med en periode. Det er beskrevet i næste afsnit.

Perioder og datointervaller

Et datofilter har to måder at afgrænse tiden på, og du bruger én af dem ad gangen.

Navngivne perioder

Rullemenuen øverst i datofilteret indeholder færdige perioder. De falder i grupper:

Gruppe	Eksempler
Rullende perioder bagud	Seneste 7, 14, 30, 90, 180 og 365 dage
Indeværende periode	Indeværende kvartal, halvår og år
Senest afsluttede periode	Seneste hele kvartal, halvår og år
Fra en afsluttet periode og frem til i dag	Fra seneste hele kvartal, halvår og år
Perioder frem i tiden	De kommende 7 til 365 dage samt kommende hele kvartal, halvår og år

En navngiven periode flytter sig med kalenderen. Seneste 90 dage betyder altså altid de seneste 90 dage regnet fra i dag — ikke et fast datointerval. Derfor viser en visning, du åbner igen om en måned, andre tal end i dag.

Bemærk

Hvilke perioder der er i menuen, afhænger af det enkelte datofelt. Perioder frem i tiden giver sjældent mening på en fakturadato, men de findes for de felter, hvor de er relevante.

Faste fra- og til-datoer

Under rullemenuen ligger to datofelter, Fra og Til. Vælg datoerne i kalenderen eller skriv dem direkte. Du kan nøjes med det ene: kun Fra giver alt fra den dato og frem, kun Til giver alt indtil den dato. De to felter kan ikke krydse hinanden.

Vær opmærksom

Vælger du en navngiven periode, ryddes Fra og Til automatisk. Den anden vej virker det ikke: skriver du datoer, mens der stadig står en navngiven periode i rullemenuen, er det den navngivne periode, der gælder. Ryd derfor perioden med ×-ikonet i rullemenuen, før du indtaster faste datoer.

Standardperioden

Fakturaer, Fakturalinjer, Konteringslinjer og dashboards åbner alle med datofilteret sat til Seneste 90 dage. Det er der for at holde svartiderne nede — uden det ville hver visning begynde med at hente hele historikken. Du kan roligt ændre eller fjerne det, når du har brug for et længere tilbageblik.

Aktive filtre

Alle valg, du har truffet, vises som chips i rækken AKTIVE FILTRE lige over resultatet. En chip viser feltets navn, en prik og den valgte værdi — fx Fakturadato • Seneste 90 dage.

Vælger du flere værdier i det samme listefilter, får hver værdi sin egen chip. Har du valgt tre leverandører, står der altså tre chips.

En chip kan se sådan ud:

Udseende	Betydning
Lyseblå	Almindeligt filter
Rød med forbudsikon	Værdien er udeladt i stedet for valgt
Grå med låseikon	Filteret er låst

Ret eller fjern et enkelt filter

Hver chip har et ×-ikon, der fjerner filteret, og en menuknap med flere valg:

Handling	Effekt
Rediger	Kun på datofiltre — åbner periodedialogen
Ekskluder	Vender filteret om, så værdien fravælges i stedet. Chippen bliver rød
Lås	Fastholder filteret, så det ikke ryddes sammen med de øvrige
Fjern	Fjerner filteret

Låse- og forbudsikonet på selve chippen er også klikbare og slår den pågældende tilstand fra igen.

Tip

Kun datofiltre kan redigeres fra chippen. Alle andre filtre ændrer du i filterpanelet — eller ved at fjerne chippen og vælge forfra.

Ret perioden fra chippen

Vælger du Rediger på et datofilter, åbnes en dialog med de samme kontroller som i panelet: rullemenuen med perioder og felterne Fra og Til. Der er ingen gem-knap — ændringerne slår igennem med det samme, og dialogen lukkes med ×. Rydder du alt i dialogen, fjernes filteret.

Låste filtre

Et låst filter bliver hængende, indtil du selv låser det op — også når du rydder alle filtre. Er der låste filtre, står der en advarselsbjælke over chip-rækken med en knap, der låser dem alle op på én gang. Bemærk, at oplåsning kun fjerner låsen; filtrene er stadig anvendt bagefter.

Prøver du at fjerne en låst chip, blinker låseikonet rødt i stedet for at slette den. Lås først op, og fjern derefter.

Ryd alle filtre

Til venstre i chip-rækken sidder et rødt ×-ikon uden tekst. Det fjerner alle filtre på én gang — bortset fra dem, du har låst. Er alt låst, vises knappen slet ikke.

Mange filtre

Er der flere end ni chips, samles resten bag en knap med et tal. Klik på den for at folde dem ud, og på minus-knappen for at klappe dem sammen igen.

Gemte filtre

Har du en kombination, du bruger igen og igen — "leverandører uden aftale i år" eller "fakturaer over 100.000" — kan du gemme den som et gemt filter.

Gem en søgning

1. Sæt de filtre, den søgetekst og den sortering, du vil gemme.
2. Åbn filterpanelet, og skift til fanen Brugerdefineret.
3. Klik på Opret nyt filter.
4. Udfyld dialogen, og gem.

Dialogen har disse felter:

Felt	Betydning
Navn	Obligatorisk. Det navn, filteret optræder under
Beskrivelse	Valgfri linje under navnet i listen
Ikon	Obligatorisk. Ikonet på genvejsknappen
Søgeopsætning	Valgfri. Knytter en gemt kolonneopsætning til filteret, så kolonnerne også skifter, når filteret anvendes
Vis i værktøjslinjen	Giver filteret en genvejsknap ved siden af søgefeltet
Vis antal resultater	Sætter et tal på genvejsknappen

Hvad bliver gemt?

Et gemt filter husker de aktive filtre, søgeteksten, hvilket felt søgeteksten var rettet mod, og sorteringen. Kolonner er ikke en del af filteret — dem henter det kun med, hvis du har knyttet en søgeopsætning til det.

Vær opmærksom

Søgningen fanges i det øjeblik, du opretter filteret. Retter du filteret bagefter, ændrer du kun navn, ikon og de øvrige indstillinger — ikke selve søgningen. Vil du opdatere, hvad filteret søger efter, skal du sætte søgningen op på skærmen og derefter vælge Opdater med den aktuelle søgning i filterets menu.

Brug et gemt filter

Der er tre veje til et gemt filter:

• Genvejsknapperne ved siden af søgefeltet. De første tre gemte filtre, du har sat til at vises i værktøjslinjen, står som ikonknapper — eventuelt med et tal, der fortæller, hvor mange poster filteret giver lige nu. Resten ligger i menuen ved siden af. Ét klik anvender filteret.
• Fanen Brugerdefineret i filterpanelet, hvor alle dine gemte filtre står på en liste med en søgeknap ud for hver.
• Hjem, hvor de gemte filtre står i afsnittet Brugerdefinerede filtre som kort med navn, ikon og den visning, de hører til. Klik på et kort for at åbne visningen med filteret sat.

Har du ikke gemt noget endnu, står der på Hjem Ingen gemte filtre endnu sammen med en vejledning i, hvor du gemmer dit første.

Vedligehold dine gemte filtre

Hvert filter i listen har en menu, hvorfra du kan:

• dele filteret med andre brugere, grupper eller organisationer,
• vise eller skjule det i værktøjslinjen,
• sætte det som standardfilter — så anvendes det automatisk, når du åbner visningen,
• redigere navn, beskrivelse, ikon og søgeopsætning,
• opdatere det med den aktuelle søgning,
• slå det fra midlertidigt uden at slette det,
• slette det.

Du kan desuden trække filtrene op og ned i listen. Rækkefølgen bestemmer både listens orden og hvilke tre der får plads som genvejsknapper. Træk-og-slip virker kun, når søgefeltet øverst i fanen er tomt.

Har du sat et standardfilter, vises det i et eget afsnit nederst i fanen. Standardfilteret anvendes kun, hvis der ikke allerede er en søgning i gang — kommer du ind via et link med filtre i, eller har du en søgning fra før, er det den, der gælder.

Deling af gemte filtre er beskrevet nærmere i kapitlet Deling og lister.

Tilpas hvilke filtre du ser

Er der filtre, du aldrig bruger, kan du skjule dem. Klik på tandhjulet ved siden af søgefeltet øverst i filterpanelet. Dialogen Konfigurer åbner, og her kan du:

• slå de enkelte filtre til og fra,
• vise eller skjule dem alle på én gang med Vis alle og Skjul alle,
• trække dem op og ned, så rækkefølgen i panelet passer til din hverdag.

Opsætningen findes i to udgaver, én på hver fane: Personlig, der kun gælder dig, og Organisation, der gælder hele organisationen. Den personlige fane har en kontakt, der slår den til og fra — står den som Inaktiv, er det organisationens opsætning, der gælder. Klik Gem, før du lukker dialogen; lukker du uden at gemme, kasseres ændringerne.

Hvis din bruger har adgang til at redigere organisationens opsætning, kan du også ændre den fane. Ellers kan du kun se den.

Filtre på tværs af visninger

I listevisningerne ligger søgningen i adressen

I Fakturaer, Fakturalinjer og Konteringslinjer skrives dine filtre, din søgetekst og din sortering ind i sidens adresse. Det betyder, at du kan bogmærke en filtreret visning eller sende linket til en kollega, som så åbner præcis det samme udsnit. Skifter du visning og vender tilbage, står din søgning der stadig.

Fra en graf ned i tallene

Klikker du dig fra en graf på et dashboard ned i de bagvedliggende linjer, følger grafens afgrænsning med som helt almindelige filterchips. Øverst i listen står en bjælke, der fortæller, hvilken graf og hvilken værdi du kom fra, sammen med en knap tilbage til grafen og et ×, der lukker bjælken.

Bjælken forsvinder af sig selv, så snart du selv ændrer noget, der ændrer resultatet — nyt filter, ny søgetekst, eller når du fjerner det filter, du kom med. Sortering, sideskift og kolonneændringer får den derimod til at blive stående. Filtrene bliver siddende, uanset om du lukker bjælken eller ej.

Bemærk

Det er kun grafens egen afgrænsning, der følger med — ikke dashboardets periode. Listen åbner derfor med sin egen standardperiode Seneste 90 dage. Vil du se det samme udsnit som i grafen, skal du sætte perioden igen i listen.

Bjælken overlever heller ikke, at du genindlæser siden. Filtrene gør.

Filtre på dashboards

Et dashboard har sin egen Filtre-knap i toppen med et tal, der viser, hvor mange filtre der er sat. Knappen åbner det samme filterpanel som i listevisningerne, og filtrene gælder alle widgets på dashboardet på én gang. Fritekstsøgningen tæller ikke med i tallet, men virker på widgets på samme måde.

Hvert dashboard husker sine egne filtre, mens du arbejder, så du kan skifte frem og tilbage mellem dashboards uden at skulle sætte dem forfra.

Vær opmærksom

Dashboardfiltre er en visningsindstilling, ikke en del af dashboardet. De gemmes ikke, når du gemmer dashboardet, de ligger ikke i adressen, og de er væk, hvis du genindlæser siden. Skal andre se det samme udsnit, så eksportér dashboardet — eksporten laves ud fra de filtre, du har sat lige nu. Se kapitlet Rapporter og eksport.

Filtrér ved at klikke i en graf

Klikker du på en søjle, et kagestykke, et område på et kort eller en signaturforklaring, lægges den værdi på som et almindeligt filter. Chippen dukker op i chip-rækken, værdien står som valgt i filterpanelet, og alle widgets henter data igen.

Højreklikker du i stedet, får du en menu med fire valg:

Valg	Effekt
Gå til fakturalinjer	Åbner fakturalinjerne bag det, du klikkede på
Gå til fakturaer	Åbner fakturaerne bag det, du klikkede på
Filtrér på denne	Lægger værdien på som filter på dashboardet
Udelad denne	Filtrerer værdien fra i stedet

Tre ting er værd at kende:

• Klikker du på flere navne i samme felt — fx to leverandører — lægger de sig oven i hinanden som et almindeligt flervalg.
• Klikker du på to forskellige beløbsintervaller i samme felt, erstatter det nye det gamle. To intervaller på samme felt er alternativer, ikke et flervalg.
• Udelad denne vises kun for navngivne værdier. Et beløbsinterval kan ikke udelades.

Mere om dashboards står i kapitlet Dashboards.

Filtre i Visualisering

Visualisering har den samme søgelinje og det samme filterpanel som listevisningerne, placeret over selve graf-byggeren. Filtrene afgrænser de data, forhåndsvisningen bygges på, så du kan skrue på udsnittet, mens du bygger grafen. De hjælper også, når du deler et talfelt op i intervaller: de foreslåede grænser regnes ud fra netop det filtrerede udsnit.

Bemærk

Filtrene her hører til den visning, du arbejder i. De er ikke en del af den graf, du bygger, og følger derfor ikke med, hvis du gemmer grafen på et dashboard. Se kapitlet Visualisering for selve graf-byggeren.

Valuta og beløb

Alle beløb vises i din foretrukne valuta. Den vælges med valutaknappen i den øverste værktøjslinje, som viser den valuta, der er valgt lige nu. Knappen åbner dialogen Foretrukken valuta, hvor der står: Alle beløb omregnes til den valgte valuta i hele analysen. Du vælger en valuta ved at klikke på den — der er ingen gem-knap — og hele skærmen henter data igen i den nye valuta.

Omregnede beløb er mærket. Står der et lille møntikon foran et beløb, er beløbet omregnet. Hold musen over det for at se Originalbeløb, Anvendt kurs og Kursdato. Nogle kurser er noteret på en bestemt dato, andre er beregnet ud fra de to viste beløb og derfor omtrentlige — det fremgår af teksten i boksen. Beløb, der ikke er omregnet — fx en katalogpris i katalogets egen valuta — har intet mærke.

Summeringen kan vises på to måder. Panelet Summering i listevisningerne har fanerne Samlet og Pr. valuta:

• Samlet lægger alt sammen i din foretrukne valuta og noterer, at der er omregnet med indikative kurser.
• Pr. valuta viser beløbene i deres oprindelige valutaer, uden omregning, med ét kort pr. valuta.

Begge respekterer de aktive filtre — tallene dækker altid netop de poster, du har filtreret dig frem til. Ud for hvert tal er der en forklaring, du kan holde musen over.

Vær opmærksom

Poster, hvis beløb ikke kunne omregnes, indgår ikke i en samlet sum i omregnet valuta — de udelades i stilhed. Er der mange af dem, er summen altså for lav. Under Indstillinger ▸ Datastatus ▸ Valutaomregning kan du se, hvor mange rækker det drejer sig om.

Gode råd

Start bredt, snævr derefter ind

Sæt først perioden, dernæst det store filter — fx leverandør eller kategori — og hold øje med tallene ud for filterværdierne undervejs. De fortæller, hvor meget hvert næste valg vil skære fra.

Får du ingen resultater?

Kig på rækken AKTIVE FILTRE først. Et glemt filter fra en tidligere søgning — eller et låst filter — er den hyppigste årsag. Det røde ×-ikon i venstre side af rækken giver dig en ren tavle, bortset fra de låste, som skal låses op først.

Tallene i filtrene er dynamiske

Antallet ud for hver filterværdi tager højde for de øvrige filtre, du allerede har sat. Derfor ændrer de sig, hver gang du vælger noget nyt.