Aktiviteter

Aktiviteter er Insights' liste over konkrete ting, du kan gøre for at spare penge eller rydde op i indkøbet. Systemet gennemgår løbende jeres fakturadata og lægger hvert fund frem som ét kort med et anslået beløb, et sikkerhedsniveau og de linjer, fundet bygger på.

Kapitlet er til dig, der har ansvar for indkøb, aftaler eller økonomi, og som gerne vil starte med de muligheder, der er størst — i stedet for selv at lede efter dem.

Du åbner siden på Aktiviteter i menuen øverst.

Sådan er siden bygget op

Siden har ingen overskrift — den begynder direkte med nøgletallene. Nedefter er den bygget som en almindelig listevisning:

1. Nøgletalsstriben med fire felter.
2. Søge- og filterlinjen, den samme som i Fakturaer og Fakturalinjer.
3. Selve feedet: ét kort pr. forslag, sorteret med den største besparelse øverst.

Hvert forslag hører til én organisation. Er du logget ind et sted med underliggende organisationer, står organisationens navn på kortet, så to ellers ens forslag kan skelnes fra hinanden.

Nøgletallene øverst

De fire felter opsummerer præcis det udsnit, du kigger på: de følger dine filtre og din fritekstsøgning, så tallene passer til den liste, du har foran dig.

Felt	Hvad det viser
IDENTIFICERET BESPARELSE	Den samlede årlige besparelse i de viste forslag
MULIGHEDER	Antallet af viste forslag
CO₂E-REDUKTION	Den samlede CO₂e-reduktion, de viste forslag kan give
HØJ SIKKERHED	Hvor mange af de viste forslag der har høj sikkerhed

Beløbet lægges sammen i din foretrukne valuta, så du kan sammenligne på tværs af leverandører, der fakturerer i hver sin valuta.

Bemærk

Står der en tankestreg i stedet for et tal, er der endnu ikke noget at lægge sammen for det udsnit — typisk CO₂E-REDUKTION, som kun har tal for de forslag, hvor et grønnere alternativ er fundet.

Værktøjslinjen

• Resultater viser, hvor mange forslag der er tilbage efter din søgning og dine filtre.
• Sortering bestemmer rækkefølgen. Standardvalget er Højeste besparelse; du kan i stedet sortere efter, hvor sikkert forslaget er.
• Vis afviste slår de afviste forslag frem i listen. Se Afvis et forslag.

Værktøjslinjen har den samme markeringslinje som listevisningerne, men kortene har ingen afkrydsningsfelter — hvert kort har sine egne knapper. Derfor står der Ingen handlinger tilgængelige, og Fravælg alle rydder blot markeringen.

Læs et forslagskort

Et kort er bygget ens, uanset hvilken type forslag det er:

• Overskriften siger, hvad du kan gøre — og nævner den vare, leverandør, aftale eller kategori, det handler om. Under den står en kort forklaring på, hvorfor forslaget er dukket op.
• Sikkerhed viser, hvor stærkt grundlaget er: Høj, Mellem eller Lav. Et forslag med lav sikkerhed er ikke forkert — det bygger blot på et tyndere eller mere indirekte grundlag.
• Beløbet er den anslåede besparelse pr. år, mærket / år. Ved siden af står, om beløbet er målt på faktiske tal eller estimeret ud fra jeres antagelser. Et målt beløb og et estimeret beløb skal ikke læses som lige sikre.
• Nøgletalsmærkaterne er de tal, forslaget er regnet på — fx påvirkeligt forbrug, antal transaktioner, observeret prisstigning eller dage til udløb. Hvilke der er med, afhænger af typen.
• Vis transaktioner åbner de fakturalinjer, forslaget bygger på, med filtrene sat på forhånd.
• Afvis fjerner forslaget fra listen efter dine egne regler.
• Underbyggende data folder tabellen med selve grundlaget ud.
• Vis alle N transaktioner springer direkte til alle linjerne bag forslaget.

Tip

Beløbet er årligt, også når forslaget bygger på en kortere periode. To forslag kan derfor sammenlignes direkte, selvom det ene er fundet på tre måneders data og det andet på et helt år.

Underbyggende data

Klik Underbyggende data for at se de linjer, forslaget er regnet på. Tabellen viser typisk fakturanummer, dato, leverandør, vare, antal, enhedspris og linjebeløb — og for de aftale- og prisrelaterede forslag desuden aftalen, den aftalte pris og den fakturerede pris. Kolonnerne skifter altså med forslagets type, fordi grundlaget er forskelligt.

Fakturanumrene i tabellen er klikbare og åbner fakturaen.

Tabellen er et udpluk — det fulde grundlag får du med Vis alle N transaktioner, som åbner Fakturalinjer filtreret til netop dette forslag. Derfra kan du arbejde videre som i enhver anden listevisning: sortere, tilføje kolonner eller eksportere. Se Listevisninger.

Hvilke forslag findes der

Forslagene kommer fra en række forskellige gennemgange af data. Nedenfor er de samlet i fire grupper efter, hvad de handler om — og hvad det konkret betyder at handle på dem.

Aftaledækning, leverandører og udbud

Hvad systemet har fundet	Hvad du gør ved det
Væsentligt forbrug i en kategori hos en leverandør, I ikke har nogen aftale med	Få forbruget under en aftale, så det kan konkurrenceudsættes og give en aftalerabat
Forbrug uden for aftale hos en leverandør i en kategori, en eksisterende aftale allerede dækker	Flyt forbruget over på den aftale, I allerede har
Forbrug hos en leverandør uden aftale, hvor I har en aftale med en anden leverandør i samme branche	Send forbruget over på den leverandør, aftalen gælder for
Flere indbyrdes ombyttelige leverandører i samme branche, som forbruget er spredt ud over	Saml forbruget på færre leverandører, så mængden kan give rabat
Opsamlet forbrug uden for aftale, der har passeret udbudstærsklen	Gennemfør et udbud på forbruget
En aftale, der nærmer sig sin slutdato	Tag stilling til forlængelse eller genudbud, før forbruget falder af aftalen

Tærsklerne og varslingsvinduet er noget, I selv sætter — se Hvad styrer, hvilke forslag du får.

Priser

Hvad systemet har fundet	Hvad du gør ved det
En vare faktureret til mere end den aftalte katalogpris	Kræv den aftalte pris — forbruget ligger allerede på aftalen, så forskellen kan hentes hjem
En vares enhedspris stiger hurtigere end den forventede prisudvikling for kategorien	Se udviklingen efter, og genforhandl eller find en anden kilde
Den samme vare købt til vidt forskellige enhedspriser	Ensret til den bedste observerede pris

Sådan bliver der bestilt og faktureret

Hvad systemet har fundet	Hvad du gør ved det
En katalogvare købt uden om bestillingssystemet	Bestil den via kataloget, så den manuelle behandling pr. faktura spares
Forbrug uden om bestillingssystemet, hvor en tilsvarende katalogvare findes på en aftale	Bestil den tilsvarende vare via kataloget
En vare, der købes i fast rytme uden ordre	Læg den på en ordre eller en stående ordre, så forbruget er styret
En vare, der købes igen og igen i fast rytme	Opret en stående ordre, så genbestillingerne kører af sig selv
Det samme køb delt op i flere separate ordrer til samme adresse inden for kort tid	Saml dem i én ordre og spar fragt og håndtering

Hvor tit et køb skal gentage sig, og hvor tæt ordrerne skal ligge, før de tælles som ét, er også noget, I selv sætter.

Bæredygtighed

Hvad systemet har fundet	Hvad du gør ved det
Forbrug i en kategori, hvor der findes et grønnere alternativ	Skift til det grønnere alternativ
Linjer, der ligner et konventionelt produkt, hvor der findes en grønnere variant	Se linjerne efter, og skift, hvor det giver mening

De grønne forslag er de eneste, der giver tal i CO₂E-REDUKTION. Det sidste af de to bygger på, hvad der står i linjens varetekst, og er derfor et fingerpeg, du bør se efter, før du handler på det. Hvilke kategorier der har et grønnere alternativ, og hvor stor en omstilling et skift må koste jer, sætter I selv under Grønnere alternativer — se Andre indstillinger.

Bemærk

Ikke alle typer optræder hos alle. Et forslag kræver, at der er data nok bag det, og at typen ikke er slået fra i jeres indstillinger.

Find de rigtige forslag

Feedet har den samme søgelinje og det samme filterpanel som de øvrige visninger — fritekstsøgning, filterchips, gemte filtre og perioder virker på samme måde. Hvordan de dele fungerer, står i Søgning og filtre.

Filterpanelet har her sine egne felter:

Felt	Filtrerer på
Afvist	Om forslaget er afvist
Handlingstype	Hvilken slags forslag det er
Handling	Det enkelte forslag
Aftale	Den aftale, forslaget hører til
UNSPSC-segment, UNSPSC-familie, UNSPSC-klasse, UNSPSC-vare	Kategorien på de bagvedliggende linjer, på fire niveauer
Sikkerhed	Sikkerhedsniveauet
Besparelsestype	Om besparelsen er målt eller estimeret
Årlig besparelse	Beløbets størrelse
CO₂e-reduktion (kg)	Størrelsen på CO₂e-reduktionen
Påvirkeligt forbrug	Hvor stort et forbrug forslaget kan flytte
Antal transaktioner	Hvor mange linjer der ligger bag
Periodestart, Periodeslut	Den periode, forslaget er regnet på

Tip

Sæt Handlingstype og Sikkerhed sammen, hvis du vil arbejde en type igennem ad gangen — fx alle prisstigninger med høj sikkerhed. Nøgletallene øverst følger med, så du kan se, hvad netop den bunke er værd, før du går i gang.

Nøgletalsstriben og listen bruger de samme filtre. Et filter, du sætter her, gælder altså både det, du ser, og det, tallene lægges sammen af.

Afvis et forslag

Er et forslag ikke relevant, kan du tage det ud af listen.

1. Klik Afvis på kortet.
2. Vælg en Årsag.
3. Vælg under Anvend på, hvor bredt afvisningen skal gælde. Hvert valg står som en hel sætning — Se aldrig … — så du kan læse dig til, hvad du fravælger: denne leverandør, denne aftale, denne kategori eller dette varenummer. Kun de muligheder, forslaget faktisk har, er med.
4. Vælg under Skjul i, hvor længe afvisningen skal gælde.
5. Klik Afvis.

Kortet forsvinder med det samme. Går noget galt undervejs, kommer kortet tilbage med panelet åbent og dine valg i behold, så du kan prøve igen.

Vær opmærksom

En afvisning er en regel, ikke et enkelt klik. Vælger du fx leverandøren som omfang, forsvinder både dette forslag og alle senere forslag af samme slags om den leverandør — indtil den periode, du valgte, er gået. Vælg det snævreste omfang, der løser dit problem.

Afvisningen gælder kun i din egen organisation. Andre organisationer får stadig deres egne forslag.

Vis afviste og gendan

Klik Vis afviste i værktøjslinjen for at få de afviste forslag frem igen. De vises i en dæmpet udgave med mærket Afvist og den årsag, der blev valgt.

Klik Gendan for at sætte forslaget tilbage på listen. Reglen bag afvisningen fjernes, så også senere forslag af samme slags kommer igen.

Hvad styrer, hvilke forslag du får

Feedet regner på jeres egne forudsætninger, ikke på faste tal. De vigtigste knapper står under tandhjulet Indstillinger og er beskrevet i Andre indstillinger:

• Antagelser — hvad en manuel faktura koster jer, hvor stor en aftalerabat I regner med, hvor tit et køb skal gentage sig for at tælle som fast, hvilke udbudstærskler der gælder, og hvad et kilo CO₂ er værd. De tal er det, besparelserne regnes ud fra.
• Antagelser → Fremhævning — den mindste årlige besparelse og den mindste sikkerhed, et forslag skal have for overhovedet at komme frem. Her slår I også de grønne forslag og forslagene om aftaleudløb til og fra.
• Grønnere alternativer — hvilke kategorier der har en grønnere afløser, og hvor stor en omstilling I er villige til.
• Benchmarks for prisstigning — hvad der tæller som en normal prisudvikling i den enkelte kategori, og dermed hvornår en stigning er værd at reagere på.

Retter I noget af det, slår ændringen igennem i baggrunden, og listen retter sig ind efter de nye forudsætninger.

Vil du vende den anden vej og selv bygge en graf over det samme forbrug, er Visualisering stedet.